Índice
1. Etiqueta y protocolo, definiciones
2. El arte de la mesa para comidas formales y semiformales
3. Como Conducirse En La Mesa
4. Las Bebidas
5. El Menú Internacional
6. El Protocolo En Las Presentaciones
7. Como conducirse en las diferentes actividades sociales
8. Como Conducirce En Los Diferentes Lugares
9. Los Deberes
1. Etiqueta y protocolo, definiciones
Etiqueta
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
Protocolo
Viene del griego protocollum y significa ¨orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.
Diplomacia
Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.
Aspecto Relevante De Una PersonalidadAgradable
• Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado.
• Saber escuchar.
• Mirar a los ojos a nuestro interlocutor.
• No hablar excesivamente de nuestros propios intereses.
• No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes.
• Evitar el uso de bromas pesadas.
• La edad y la virtud de una mujer no se deben cuestionar.
• Evitar discutir sobre temas de política o religión con desconocidos.
• Evitar las quejas continua de nuestro trabajo y de nuestra vida en general. Esta actitud sólo provoca el reforzamiento de esa situación y que los demás rehuyan nuestra compañía.
• Evitar el uso de palabras vulgares tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, son una clara señal de inseguridad.
• Evitar ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone simplemente se manifiesta y los demás la perciben.
• Respetar lo ajeno.
• Las oficinas Privadas (en las oficinas) y las habitaciones (en las casas), no deben penetrarse sin antes tocar a la puerta y esperar aprobación.
• Evitar discusiones estériles.
• Por Favor Y Gracias son palabras mágicas que nos abren todas las puertas.
• Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor.
• Aceptar los defectos de los demás. Es la única opción en nuestra relaciones humanas, pues cada persona es un universo, con sus virtudes y sus defectos.
• Responder siempre a una invitación que se le haga, ya sea confirmando su asistencia o excusando su ausencia.
• En los templos, en los teatro, en los cines, en cualquier lugar donde debamos caminar por una fila de asiento hasta lograr acomodarnos, debemos hacerlo de frente a los que están sentados. Dar la espalda es señal de desconsideración y mala educación. Además debemos hablar en voz baja y estar pendiente de quien llega para saludarlo con una señal o con un gesto, ya que hablar en voz alta denota poco refinamiento.
2. El arte de la mesa para comidas formales y semiformales
La Mantelería: Blanca para grandes ocasiones, colorespasteles para las menos formales. Las servilletas deben ser del mismo color.
• La Vajilla: El plato base es sólo un soporte. Es de mayor tamaño que los demás. Estos últimos se escogerán de acuerdo con el menú seleccionado.
• Los Cubiertos: Se colocan de afuera hacia adentro, en ele orden en que van a ser utilizados. Los tenedores a la izquierda, salvo el tenedor para el plato de entrada que no requiera cuchillo.
• Cuchillos y Cucharas van al lado derecho. Los cuchillos se colocan con el filo hacia adentro.
• Al hablar, no acciones con los cubiertos en la mano.
• El agua puede ser servida antes de pasar a la mesa.
• El vino tinto se sirve a temperatura ambiente, pero fresca.
• Los vinos Blancos y Rosados se sirven fríos.
• Los Alimentos se llevan a la boca sin inclinar el cuerpo.
• Cada porción de carne u otros alimentos, se corta al momento de ingerirla.
• No mueva los alimentos alrededor del plato.
• Del pan sólo se parte el pedazo que se va a comer.
• Alimentos que se comen con las manos: Espárragos, camarones con colas, frutas tales como uvas, fresas, cherries.
• Los espaguetis no se cortan, se envuelven en el tenedor, sobre la base de una cuchara.
• Al servir el postre se retiran todos los platos anteriores.
• El café y los digestivos se sirven fuera de la mesa
Horas para servir bebidas internacionales
10:00 a.m. Te y café
11:00 a.m. Bebidas largas: Refrescos, jugos, ponches de frutas, cocteles largos.
12:00 a.m. Aperitivo: Todas las bebidas cortas (Vermouth, Jerez, Malaga, Oporto, Cócteles cortos)
2:00 p.m. Digestivo: Café, licores y aguardientes.
4:00 p.m. Café, té, refrescos, jugos, ponches de frutas.
6:30 p.m. Aperitivos
8:00 p.m. Aperitivos
10:00 p.m. Digestivos
11:00 p.m. Hora de las bebidas largas (Té, tisanas, jugo de naranja, grape fruit, champagne, cerveza, whisky con agua o soda)
3. Como Conducirse En La Mesa
La mesa, es uno de los lugares donde se pone de manifiestoel grado de educación de una persona.
No debemos sentarnos en la mesa antes que nuestros padres y/o de las personas que forman el grupo de comensales.
Hay que sentarse a una distancia conveniente, es decir ni muy cerca ni muy lejos. Así podremos comer con naturalidad y soltura.
No debemos extender los pies debajo de la mesa ni apoyar en ella todo el antebrazo, ni subir los codos.
Cuando lo que necesitemos no este en la mesa no debemos levantar ni extender el brazo por delante de una persona, lo correcto es pedirlo a la persona que esté más cerca de eso que necesitamos.
Al sentarnos en la mesa, debemos tomar la servilleta (de tela), desdoblarla y extenderla sobre las rodillas. Con la servilleta de tela sólo se limpian los labios.
Es un acto de mal gusto olfatear las comidas y las bebidas, tampoco debemos soplarlas cuando estén calientes.
No comer ni demasiado rápido ni muy despacio.
La cuchara y el cuchillo se manejan siempre con la mano derecha. El tenedor sólo se maneja con la mano derecha cuando el alimento no tiene que dividirse con el cuchillo.
Para trinchar ni para servir nos debemos poner de pie.
Para tomar el cuchillo se debe tomar por el mango, con los tres primeros dedos: Pulgar, índice y mayor.
El cuchillo, se usa sólo para cortar y ayudar al tenedor, nunca se lleva a la boca.
El tenedor, se emplea para comer carne, legumbres y otros, se agarra igual que el cuchillo pero con la mano izquierda y se vuelve la palma de la mano hacia arriba y apoya el tenedor en el dedo mayor, sosteniéndolo con el pulgar por y el índice adherido al mango.
La cuchara, debemos usarla como el tenedor y sólo para líquidos y semilíquido. No introduzca toda la cuchara en la boca ni la roca con los diente . Se usa en la mano derecha.
El vaso, se toma con la mano derecha. Nunca levantes el meñique al tomar el vaso.
La copa, se toma por la columnilla.
La botella, se coge con los cuatros dedos a la derecha y el pulgar a la izquierda.
Los platos, es de lama costumbre servirlos bien llenos. No se debe servir mayor cantidad de alimentos o bebidas de las que vayamos a comer o tomar de una vez.
Los vasos y tazas, no deben servirse hasta rebosar.
Cuando acabes de comer dejas el cuchillo y el tenedor dentro del plato con el mango en dirección hacia ti. Es señal para retirarlos.
Para levantarte de la mesa espera que lo haga el anfitrión o los mayores pero si tuvieras que hacerlo antes excúsate cortésmente.
Como servir la mesa
- En la mesa se da preferencia al servir a los invitados.
- Si tuvieras que servirte a ti mismo hazlo con moderación.
- Nunca se debe hablar mientras se está sirviendo.
- Cuando tengas que rechazar algo lo haces delicadamente.
- No debemos doblar la servilleta cuando acabemos de comer.
- No debemos acercar la silla a la mesa al terminar de comer.
- Si nos indican donde sentarnos debemos hacerlo sin objeción.
- Al sentarnos no debemos hacer ruido.
Comer diferentes tipos de alimentos
Carne
Se debe cortar cada vez un pedazo, con el tenedor y el cuchillo, luego se lleva a la boca con el tenedor en la mano izquierda.
El Pescado
Llevarlo a la boca con el tenedor y sólo se emplea el cuchillo para separar las espinas.
El pan
Se come quitando pedazos y se lleva a la boca, nunca se lleva todo el pan a la boca.
Si se desea poner mantequilla se le pone al pedazo que se llevará a la boca.
Las legumbres y ensaladas
Se comen con el tenedor, nunca se deben mezclar con otro tipos de alimentos.
Las frutas
Manzanas, peras, melones, melocotones, guineo, entre otras, se dividen en pedazos según su tamaño y se toman con el tenedor.
Aceituna, cerezas, naranjas, fresas, uvas, entre otras, se llevan a la boca con la mano o con una cucharilla luego las semillas se reciben en la mano discretamente. En el caso de las uvas se puede tomar un racimo pequeño en la mano.
El guineo entero, se cortan los extremos y luego ayudado con el cuchillo se rasca su cascara, se deposita en el plato y se corta con el cuchillo en rodajas (ruedas) a medidas que nos los vamos comiendo.
Las Almendras, nueces, avellanas, se habren con un cascanueces o rompenueces. Nunca con los dientes.
Las galletas y/o pastas secas
Es permitido tomarlos con las manos.
El pollo, langosta, cangrejo, carnes con hueso
Se permite comer con la mano cuando ya no se pueda continuar con el tenedor.
El café, Té o Leche
Se sirven caliente, en tazas, para enfriarlos no soples, ni vacíes en el platillo. El café complemento de la comida.
El salcocho
Se sirve en la mesa en envases diferentes, caldos separados de víveres y carnes.
El vino, sidra, cervezas
Se sirven en copas y se usan para ayudar a la digestión
Como poner una mesa
No.1 Tenedor No.7 Cucharilla de postre
No.2 Tenedor plato fuerte No.8 Tenedor de postre
No.3 Plato base No.9 Copa de agua
No.4 Cuchillo plato fuerte No.10 Copa vino tinto
No.5 Cuchillo pescado No.11 Copa vino blanco
No.6 Cuchara consomé No.12 Platico del pan
Servilleta, opcional. Es correcto a mano izquierda o mano derecha, nombre del comensal, opcional. Es correcto en cualquiera de los lados.
Diferentes tipos de cubiertos
1- Cuchara de Postre 11- Tenedor de Pescado
2- Tenedor de Mesa 12- Cazo de Sopa
3- Cuchillo de Mesa 13- Cuchara de Mesa
4- Cucharilla de Café 14- Pala de Huevos Fritos
5- Tenedor de Postre 15 y 16- Set de Servir Pescado
6- Cuchillo de Postre 17 y 18- Set de Trinchar
7- Cucharilla Moka 19- Pala de Tarta
8- Tenedor Lunch 20 y 21- Set de Servir Fuentes
9- Cuchillo de Pescado 22- Cazillo Azúcar
10- Cuchara de Salsas
4. Las Bebidas
El Café
Lo primero que se sirve, es el azúcar y luego el líquido.
Cuando se va a brindar a las personas se coloca:
A- El asa de la taza del lado derecho
B- La cucharilla del azúcar delante
Cuando se le pasa a la persona quien lo va tomar se coloca el aza del lado izquierdo, para que la persona reciba del lado derecho.
El plato del café, nunca debe ser depositado en la mesa.
Después de tomar el café (sobremesa), lo correcto es brindarle el licor.
La cuchara que sirve para servir el azúcar, al café se llama cuchara ¨Mara¨
Agua Ardiente
Es toda bebida alcohólicas que se destila de frutas, cereales o granos en un aparato llamado alambique.
EJ: De Aguardientes Famosos.
EL RON Destilación de la caña de azúcar
COGÑAC Hecho de uvas
CALVODOS Hecho de manzana
WHISKY Se destila de la cebada.
Bebidas Largas
Es bebida de volumen que se sirve en vaso o copa que tenga volumen.
Ej. de Bebidas Largas
- Agua
- Jugos Naturales
- Jugos Efervescentes
- Cerveza
- Tom Collins
- Soombi
- Piña Colada
- Champan
- Sidra
Bebidas Cortas
Son de poco volumen, se sirven en recipientes pequeños.
Ej. De Bebidas Cortas.
- Coñac
- Ponche
- Vinos
- Licores
- Vermuth
- Alexander
Los Vinos
Los Vinos de Mesa:
Son aquellos que acompañan la comida.
En la Entrada - Se sirve el Vino Blanco
En el plato Fuerte - Vino Tinto (De menos cuerpo)
Para los Quesos - Vino Tinto (De más cuerpo)
Temperatura de los Vinos:
Champan - Bien Frío
Vino Blanco - Seco
Vino Blanco Licoroso - Frío
Vino Rosado -
Vino Tinto - A medio Ambiente.
Diferentes estilos de copas y vasos
5. El Menú Internacional
- Entrada
- Plato fuerte
- Ensalada
- Quesos
- Postre
- Frutas
Entrada: Todo aquello que te dé apetito (consomé, Sufflé, Pescado, Langosta)
Plato Fuerte: Plato Principal (carnes rojas, con sus legumbres conocidas)
Quesos: Por lo general se ponen tres tipos.
Postre:
Frutas: Naturales que se coman con las manos.
La Buena Anfitriona Debe Tener Presente
La tarjeta de invitación (cóctel, recepción, etc.)
La redacción es clásica, la tarjeta de invitación puede ser de cualquier tamaño, pero que tenga estética.
Se debe de enviar de 15 días a un mes de anticipación de pendiendo de la importancia de la fecha y/o el número de habitaciones.
Si se presenta una fiesta de improviso se llama por teléfono para invitar.
Se debe responder al R.S.V.P. en el transcurso de las 72 horas.
R.S.V.P.
De este lado va todo incluso: Hora y fecha
Todo cóctel o recepción tiene su línea de recibo, esa fila está de pie, la línea comienza con el anfitrión y sigue la esposa e hijos grandes.
Si hay invitados especiales, sigue después de los anfitriones.
Esta fila durará de acuerdo al número de invitados.
Nunca se ve el reloj.
6. El Protocolo En Las Presentaciones
Es el orden de las presentaciones según los ingleses se presenta primero a las gentes de más categoría.
En una línea de recibo no hay presentación, sólo es saludo.
Las Tarjetas de: Visitas, personal o Profesionales.
Nunca debe faltar en un hogar y es muy necesaria.
La impresión debe ser sobria, clásica, las letras deben ser negras y sin relieve.
Ej. de tarjeta para invitar- estos son 2 ejemplos de las tantas formas y depende a lo que se invite y quien invite.
Traje de fiesta R.S.V.P. Uniforme R.S.V.P.
Uniforme y Condecoraciones Calle Del Sol 48
• R.S.V.P.
Repondez S´ il vous plait
Responder por favor.
Tarjetas Diplomáticas
- Tamaño para Hombre: 3 ½ x 2 (alto)
- Tamaño para damas: 3 ½ x 3 (alto)
p. p. Para presentar
p. r. Para dar gracias
p. f. Para felicitar
p.c. Para condolencia o pésame
p. p. c Para despedirse
Siempre las iniciales van en minúscula abajo a la izquierda.
7. Como conducirse en las diferentes actividades sociales
La Conversación
La conversación es un cambio de ideas sobres diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones al mismo tiempo que adquirimos conocimientos. La conversación nos brinda agradable momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar discutir.- aunque advierta un error no debes corregirlo. Cuando no domines un tema tu silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien que mucho mal.
Cualidades de la conversación
El lenguaje debe ser siempre culto, decente y respetuoso. Hablar con moderación, sin alzar la voz. No seas extremitas (ni hablar muy bajo Ni muy fuerte).
La mujer se destaca por la dulzura de su voz.
Se debe dirigir la vista a la persona con quien hablamos.
Al responder no basta decir si o no, se debe añadir la palabra señor, señora, señorita, etc..
No interrumpir a la persona que hablan.
Defectos de la conversación
No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona.
Cuidar de las bromas pues pueden apenar o herir la susceptibilidad de los demás.
No apelar a la burla y/o ironía.
No hablar mentira.
Otro defecto es la murmuración y la calumnia.
No criticar, ni adular.
El saludo
El saludo es una expresión de respeto y cordialidad.
El saludo nunca debe ser frío y orgulloso.
Cuando se estrecha la mano de una dama o la de un superior, debe hacer simultaneamente una inclinación en señal de respeto.
Las visitas
Antes de invitar a una persona a quedarse en tu casa, piensa si podrás dar las comodidades que disfruta en su hogar.
Trata de conocer las diferencias del invitado, en lo que respecta a la alimentación y costumbre.
Debes mostrarte siempre amable, atento al igual que toda la familia.
Si eres el invitado compórtate bien hasta el final y cuando te hayas retirado de la casa después de unos días debes agradecer los favores recibidos ( Carta y/o Tarjeta ).
Las visitas son indispensables para el cultivo de la amistad.
Debemos oportunamente a nuestros amigos, sea para felicitarlo por algún motivo, sea para despedirnos si nos vamos a ausentar, o para agradecer algún favor que nos han dispensado o para darles el más sentido pésame.
No entremos nunca en una casa, sin llamar previamente a la puerta.
Nuestras visitas a las personas con quienes no tengamos mucha confianza, deben ser siempre de corta duración.
Cuando nos encontramos de visitas en una casa y entra otra persona nos pondremos de pie y no se toma asunto hasta que aquello no lo hace.
Al presentarse la persona que viene a recibirnos nos dirigimos hacia ella y la
saludaremos con toda cortesía sin adelantarnos nosotros a darle la mano.
Debemos ponernos de pie a despedirse a la visita y permanecer hasta que haya
terminado la despedida.
Procuremos que la personas que nos visiten se despidan de nosotros satisfecha de la manera como les hemos recibidos, tratado y obsequiado.
Al retirarse de nuestra casa debemos acompañarla hasta la puerta de la sala, si tenemos otras visitas y hasta la puerta de la calle si estamos solo.
Los regalos
Los regalos se ofrecen con motivo de:
Cumpleaños
- Bautizo
- Matrimonio
- Navidad, etc...
Al elegirse los regalos debe tener en cuenta:
- A quien se le entrega
- Su utilidad
- Como pueda constituir un recuerdo
- No hacer regalo de tal manera que parezca pago de precio por determinada razón.
Si se le hace un regalo, no se debe vender o regalar a otra persona por que no sea de mi agrado.
8. Como Conducirce En Los Diferentes Lugares
El baño
Las necesidades corporales son naturales y necesarias. Por lo cuales no se hacen en lugares públicos.
En el baño se manifiesta también, la educación que posees.
Antes de hacer uso de el asegúrate que no hay nadie adentro. No seas impaciente si hay otra persona dentro.
La taza del inodoro es para sentarse, por lo que no se debe encaramar.
Los papeles del baño no son lanzados al inodoro, pues ese no es el lugar donde van, sino al sesto del baño.
No se debe hacer del baño un lugar de esparcimiento y lectura porque no es de tu uso exclusivo. Demora sólo el tiempo necesario.
El escribir y rayar las paredes es de señal de bajísima cultura y moralidad.
No se debe silbar dentro de un baño.
El baño es le lugar donde se limpian también la nariz, se escupe y donde se hace el aseo general.
Para una buena salud, debe reinar la higiene en el baño.
El aseo personal
El aseo nos proporciona salud.
El baño es necesario porque significa aseo general del cuerpo.
Debemos bañarnos cantas veces sea necesario.
La cabeza por igual debe lavarse por lo menos 2 veces a la semana.
Cepillado de los dientes
1- Cepillado de diente para evitar la caries.
1- A Las caries son focos permanentes de infección y producen elementos putrefactos que mezclados con saliva y los alimentos pasan al estomago, a los intestinos y a la sangre provocando enfermedades.
1- B Se pierden piezas dentales por efectos de caries.
1- C Por lo cual afea el rostro y se hace deficiente las masticación de los alimentos.
Visitar al odontólogo 2 veces al año.
Uso diario del cepillo dental e hilo dental.
Aseo de las habitaciones
1- Mantener abiertas las puertas y ventanas para lograr buena ventilación y entrada del sol.
2- Limpiar diario los muebles y pisos.
3- Ordenar nuestras propias camas y closet.
Uso del pañuelo
1- Usar una sola cara del pañuelo, una cara debe estar limpia.
2- Usar otro pañuelo para limpiar la cara y el sudor.
3- La parte sucia del pañuelo debe quedar dentro.
4- No se escupe en pañuelo.
5- Si por casualidad tienes que sovarte en presencia de otras personas aléjate un poco o vuélvete un poco.
Aseo de nuestra persona
No emplear los dedos para limpiarnos los ojos, los oídos, los diente y la nariz.
No escupir en le suelo.
Es un acto de mala educación, llevar la mano a la boca cuando uno tiene que toser, estornudar y eructar. En semejantes casos si no podemos evitarlo, debemos usar el pañuelo.
Es peligrosa y de mala costumbre humedecerse los dedos en la boca para volver las hojas de los libros. Pues no expone al contagio de cualquier enfermedad.
El aseo de nuestros vestidos
Nuestros vestidos deben siempre aseados, cuando estemos en la calle, en la escuela, de visita y dentro de nuestra casa.
Debemos cuidar de nuestra ropa nunca esté sucia, rajada, ni rota.
Aunque seamos de modesta condición económica debemos cambiar la ropa interior con la mayor frecuencia.
El calzado debe estar siempre limpio y con lustre.
Cambiarnos las medias todos los días.
9. Los Deberes
Deberes para con nosotros mismos
Entre los principales deberes para con nuestro cuerpo tenemos:
1- Cuidar nuestra salud.
2- El aseo, que es la limpieza del cuerpo; es una agradable cualidad social.
3- Comer y beber con moderación. Los exceso comprometen nuestra salud.
4- Fortalecer nuestro cuerpo con gimnasia (ejercicios físicos adecuados y al aire libre)
5- Trabajar es el único medio de luchar contra el vicio.
6- Aborrecer los vicios porque son peligrosos.
Importancia del baño
A- A través del aseo, mostramos respeto y estimación por nosotros y por los demás.
B- La pulcritud de una persona crea una impresión favorable a quienes les rodean.
C- El baño diario garantiza el aseo y es una fuente de salud ya que se eliminan a través de este las materias tóxicas por el sudor.
D- En nuestro climaes recomendable darse 2 baños al día: por la mañana y otro por l a tarde.
E- El uso del desodorante.
F- Lavarse por lo menos 1 vez a la semana la cabeza con champú o jabón.
Principios generales para con Dios
Dios es el creador del mundo y de cuanto en él existe es toda bondad y misericordia.
Dios es el principio de toda existencia, debemos tener confianza en el , y por ello debemos conocerle, amarle y adorarle con profunda devoción.
Debemos amarle sobre todas las cosas, porque es el origen de todo lo bueno, hermoso y justo.
No debemos perder la fé.
Debemos orar con frecuencia ya que nos acerca a Dios.
Asistir a la iglesia ya que es la casa de Dios.
Debemos respetar el templo.
Principios generales para con nuestros padres
La familia es la reunión del padre, de la madre y los hijos que viven en un mismo hogar.
A nuestros padres le debemos la vida. Ellos se desvelan por nosotros, se sacrifican por darnos felicidad.
Debemos amarlos, respetarlo y obedecerle siempre.
No abandonarlos en los momentos difíciles, ni cuando estén ancianos que es cuando más nos necesitan.
El amor filiar es el primero y más puro de los sentimientos humanos.
Los hermanos deben amarse y ayudar entre sí.
Entre los hermanos no debe existir ni envidia ni egoísmos.
Los hermanos mayores deben proteger y cuidar a los menores.
A nuestros abuelos, tíos, primos y demás miembro de la familia también le debemos cariño, respeto y obediencia.
En el hogar debe reinar el amor, compresión y armonía.
El mayor premio por hacer el bien, es la felicidad que se siente después de haberlo hecho.
Principios generales para con nuestra patria
La patria es la tierra donde hemos nacidos.
La patria es todo lo nuestro, es lo que debemos querer, es todo lo que nunca debemos olvidar.
Si no somos buenos ciudadanos debemos amar a la patria, no con palabras sino con hechos.
Debemos respetar y servir a la patria.
Si se ama a ella debemos respetar y cumplir las leyes, obedecer y respetar a las autoridades, rendir culto a nuestros héroes.
Debemos respetar la bandera, no caminar cuando:
A- Se esté enarbolando la Bandera.
B- Se esté cantando el Himno Nacional o de cualquier país, ya que refleja mala educación.
Principios generales para con nuestros semejantes
Hombre desde el momento en que naces, es un ser material, espiritual y social.
Todo ser humano vive en sociedad, en ella debemos aprender a vivir sin egímos y querer a los demás.
La libertad no consiste en hacer cuantos nos place, sino en hacer aquello que ayude a todos y no perjudique a nadie.
Debemos tratarnos como buenos hermanos, aprender que la mejor manera de lograr que se nos respete y aprecie es apreciando y respetando a los demás.
Cuando viola normas de respeto, conducta o, lealtad son juzgados en tribunales para castigar.
Tener confianza en sí mismo equivale a pensar bien, a tener seguridad en lo que uno dice, a tener fé y precisión en lo que uno hace.
A- La comunidad
En la comunidad vienen muchas personas (ancianas, adultos, jóvenes y niños)
El respeto de todas las personas que viven en ellas.
Saludar a la personas que se encuentren en la calle.
Cuando se dirige a ellos hacerlo con respeto.
Prestarle el servicio que esté a nuestro alcance (recoger, llevar, cruzar calle etc.)
Sonreír y tratar a los vecinos con cariño.
Si piden información y está en otra actividad, interrumpir y gustosamente indicarle
B- Los vecinos
Ser amable, serviciales y respetuosos con nuestros vecinos.
Cuando nos crucemos con ellos, debemos saludarlos o cuando menos sonreírles.
Compartir la alegría de los vecinos, así como darles consuelo cuando lo necesiten.
C- Hacer bien sin mirar a quien
No se debe dejar pasar ninguna oportunidad para prestar ayuda, para realizar un acto bueno.
En realidad, hacemos el bien cuando ayudamos a una persona, cuando damos de beber a un animal que está sediento o una planta que carece de agua.
El término protocolo, procede del latín "protocollum", que a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo.
Pero otros autores, como Escriche, indican como origen vocablo que viene del griego, protos viene de primero en su línea y de origen latino collium o collatio que significaría cotejo.
Según el diccionario de la Real Academia Española, entre otros significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Algunos historiadores indican que existían términos y expresiones protocolarias en documentos tan importantes como el Código de Hammurabi, en los geroglíficos del antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas.
Si algo ha hecho evolucionar al hombre, amén de los inventos, esto ha sido la educación. Desde los tiempos más remotos se conoce la existencia de pautas sociales y normas de comportamiento. Desde que el hombre está sobre la tierra siempre ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos. Aunque todas estas reglas las encontramos repartidas a lo largo de toda la historia, hay un hecho definitivo y claro que nos da un punto de partida importante: la creación de la corte. Esto dará un auge definitivo a las buenas maneras.
La nobleza, se comentaba en esa época, no se lleva solamente en la sangre sino en la forma de comportarse ante el Rey y ante el pueblo. Un hecho que debemos tener siempre presente en nuestra vida. Se puede ser rico, culto e incluso un genio, pero todos somos personas y hay que comportarse educadamente con los demás. El auge de la buenas maneras era glosado por trovadores y novelas de caballería donde se daban consejos sobre cómo ser una dama o un caballero educado.
Entre los libros publicados destacamos "El Cortesano" de Baltasar de Castiglione, un punto de referencia en el mundo de las buenas maneras.
Podemos decir, que fue el primer libro con profusa información sobre el comportamiento educado. En él se hace referencia de forma detallada a muchos aspectos del protocolo de aquella época.
Aunque muchas de la reglas queden obsoletas o deban transformarse, la buena educación nunca pasa de moda. Ser educado no es una moda, es algo inherente a nuestra condición humana. Nos hace más libres y más tolerantes.
Ser educado no es una moda, aunque algunos piensen lo contrario. Ahora bien, tampoco se debe abusar, y caer en la pedantería. Todos los excesos son malos. La buena educación abre muchas puertas y dice mucho de las personas. Dice una conocida frase de Tayllerand, Príncipe de Benevento: "Solo los tontos se ríen de la buena educación".
Hay que ser natural en sus modales, y no forzarlos. Una frase que será muy utilizada en esta Web: si no sabe, es mejor no fingir (puede caer en un ridículo espantoso); observe al resto de la gente cómo se comporta (o lo que es lo mismo "donde fueres haz lo que vieres", aludiendo a la capacidad de observar como se comportan el resto de personas).
Y en cualquier caso, siempre es mejor preguntar, que actuar por nuestra cuenta, a riesgo de hacerlo mal, pues las costumbres son muy diversas, y podemos "molestar" sin darnos apenas cuenta. Lo que para algunas culturas tiene un determinado significado para otras nos parece totalmente extraño, pero no por ello debemos dejar de actuar de un modo respetuoso. Un talante abierto, nos permitirá actuar en cada momento de la forma más adecuada. Precisamente el protocolo trata de aunar esfuerzos para que estos "problemas" no surjan en grandes actos o eventos con diferentes culturas y participantes
PROTOCOLO EN LA CORRESPONDENCIA
La escritura, ha evolucionado con el paso de los años de una forma espectacular dando lugar casi a la total desaparición en el caso de correspondencia personal vencida por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación. En el caso de la correspondencia comercial los cambios también han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, y gracias a su inmediatez han dado un vuelco importante a la forma de hacer comunicación escrita.
Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que debemos conocer. Da lo mismo el medio (fax, correo, e-mail ...) o el tipo (escrito a mano, a máquina, a ordenador ...) hay que respetar unas determinadas estructuras y reglas ortográficas. Como este es sitio sobre Protocolo y no sobre ortografía y gramática, dejamos a su buen saber o sino debería ponerse al día (todos deberíamos hacerlo, pues seguro que nosotros mismos hemos cometido algunos errores en esta Web) como manejar acentos, mayúsculas, signos de puntuación, reglas ortográficas, etc. Pero ese no es nuestro objetivo.
"La aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo"
La correspondencia ha sufrido una considerable merma, por la implantación de nuevos medios de comunicación, principalmente por el teléfono. No obstante, la aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo. No trataremos de forma exclusiva las cartas, sino también invitaciones, saludas y cualquier otro tipo de medios personales escritos. Aunque las estructuras generales suelen ser comunes (fecha, remitente, destinatario, etc), tienen ciertas diferencias con la correspondencia comercial que veremos.
La implacable mano de las nuevas tecnologías, ha dado un vuelco radical, a la correspondencia comercial. La máquina de escribir, el ordenador, el fax ... y ahora hasta mensajes de voz. Todo ello a contribuido a un importante descenso del volumen de la correspondencia en los negocios. Incluso, me atrevo a afirmar, que ya no se utilizan cartas de agradecimiento, acuses de recibo, etc. Se ha perdido mucha de la correspondencia comercial tradicional, seguramente por razones obvias y económicas, mejorando la eficacia, pero perdiendo un poco de la esencia de las buenas maneras en favor de la frialdad económica.
No solamente trataremos la correspondencia como forma escrita de comunicación sino otros temas relacionados con la escritura como invitaciones, tarjetas de visita, etc. para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura. Como excepción quedarán las invitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda. Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.
A parte de ofrecer algunas sencillas normas sobre la escritura en sus distintos ámbitos queremos ofrecer ejemplos reales de todos los documentos o elementos escritos utilizados, tanto a nivel personal como empresarial-comercial. Aunque algunos, como hemos indicado, estén prácticamente en desuso, no está de más conocerlos, aunque sea por simple curiosidad. Nuestro lema general para la escritura es: a mayor sencillez en el documento, mayor eficacia.
NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES.
La escritura, ha evolucionado con el paso de los años de una forma espectacular dando lugar casi a la total desaparición en el caso de correspondencia personal vencida por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación. En el caso de la correspondencia comercial los cambios también han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, y gracias a su inmediatez han dado un vuelco importante a la forma de hacer comunicación escrita.
Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que debemos conocer. Da lo mismo el medio (fax, correo, e-mail ...) o el tipo (escrito a mano, a máquina, a ordenador ...) hay que respetar unas determinadas estructuras y reglas ortográficas. Como este es sitio sobre Protocolo y no sobre ortografía y gramática, dejamos a su buen saber o sino debería ponerse al día (todos deberíamos hacerlo, pues seguro que nosotros mismos hemos cometido algunos errores en esta Web) como manejar acentos, mayúsculas, signos de puntuación, reglas ortográficas, etc. Pero ese no es nuestro objetivo.
"La aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo"
La correspondencia ha sufrido una considerable merma, por la implantación de nuevos medios de comunicación, principalmente por el teléfono. No obstante, la aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo. No trataremos de forma exclusiva las cartas, sino también invitaciones, saludas y cualquier otro tipo de medios personales escritos. Aunque las estructuras generales suelen ser comunes (fecha, remitente, destinatario, etc), tienen ciertas diferencias con la correspondencia comercial que veremos.
La implacable mano de las nuevas tecnologías, ha dado un vuelco radical, a la correspondencia comercial. La máquina de escribir, el ordenador, el fax ... y ahora hasta mensajes de voz. Todo ello a contribuido a un importante descenso del volumen de la correspondencia en los negocios. Incluso, me atrevo a afirmar, que ya no se utilizan cartas de agradecimiento, acuses de recibo, etc. Se ha perdido mucha de la correspondencia comercial tradicional, seguramente por razones obvias y económicas, mejorando la eficacia, pero perdiendo un poco de la esencia de las buenas maneras en favor de la frialdad económica.
No solamente trataremos la correspondencia como forma escrita de comunicación sino otros temas relacionados con la escritura como invitaciones, tarjetas de visita, etc. para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura. Como excepción quedarán las invitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda. Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.
A parte de ofrecer algunas sencillas normas sobre la escritura en sus distintos ámbitos queremos ofrecer ejemplos reales de todos los documentos o elementos escritos utilizados, tanto a nivel personal como empresarial-comercial. Aunque algunos, como hemos indicado, estén prácticamente en desuso, no está de más conocerlos, aunque sea por simple curiosidad. Nuestro lema general para la escritura es: a mayor sencillez en el documento, mayor eficacia.
La escritura, ha evolucionado con el paso de los años de una forma espectacular dando lugar casi a la total desaparición en el caso de correspondencia personal vencida por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación. En el caso de la correspondencia comercial los cambios también han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, y gracias a su inmediatez han dado un vuelco importante a la forma de hacer comunicación escrita.
Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que debemos conocer. Da lo mismo el medio (fax, correo, e-mail ...) o el tipo (escrito a mano, a máquina, a ordenador ...) hay que respetar unas determinadas estructuras y reglas ortográficas. Como este es sitio sobre Protocolo y no sobre ortografía y gramática, dejamos a su buen saber o sino debería ponerse al día (todos deberíamos hacerlo, pues seguro que nosotros mismos hemos cometido algunos errores en esta Web) como manejar acentos, mayúsculas, signos de puntuación, reglas ortográficas, etc. Pero ese no es nuestro objetivo.
"La aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo"
La correspondencia ha sufrido una considerable merma, por la implantación de nuevos medios de comunicación, principalmente por el teléfono. No obstante, la aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo. No trataremos de forma exclusiva las cartas, sino también invitaciones, saludas y cualquier otro tipo de medios personales escritos. Aunque las estructuras generales suelen ser comunes (fecha, remitente, destinatario, etc), tienen ciertas diferencias con la correspondencia comercial que veremos.
La implacable mano de las nuevas tecnologías, ha dado un vuelco radical, a la correspondencia comercial. La máquina de escribir, el ordenador, el fax ... y ahora hasta mensajes de voz. Todo ello a contribuido a un importante descenso del volumen de la correspondencia en los negocios. Incluso, me atrevo a afirmar, que ya no se utilizan cartas de agradecimiento, acuses de recibo, etc. Se ha perdido mucha de la correspondencia comercial tradicional, seguramente por razones obvias y económicas, mejorando la eficacia, pero perdiendo un poco de la esencia de las buenas maneras en favor de la frialdad económica.
No solamente trataremos la correspondencia como forma escrita de comunicación sino otros temas relacionados con la escritura como invitaciones, tarjetas de visita, etc. para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura. Como excepción quedarán las invitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda. Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.
A parte de ofrecer algunas sencillas normas sobre la escritura en sus distintos ámbitos queremos ofrecer ejemplos reales de todos los documentos o elementos escritos utilizados, tanto a nivel personal como empresarial-comercial. Aunque algunos, como hemos indicado, estén prácticamente en desuso, no está de más conocerlos, aunque sea por simple curiosidad. Nuestro lema general para la escritura es: a mayor sencillez en el documento, mayor eficacia.
2008NTC
ELABORACION DE MEMORANDO
MEMORANDO:
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientación y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
ANEXO:
Documento o elemento que acompaña al memorando.
ASUNTO:
Síntesis del documento del memorando.
COPIA:
Fiel reproducción de un documento.
DESPEDIDA:
Palabra o frase final de cortesía.
DESTINATARIO:
Persona a quien va dirigida la comunicación.
ENCABEZADO:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO:
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.
ESPACIO:
Distancia horizontal de escritura.
ESTILO:
Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.
FECHA:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.
LINEAS ESPACIALES:
Anexos, copia o identificación del transcriptor.
LOGOTIPO:
Símbolo que identifica a una empresa.
MEMBRETE:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa natural o jurídica.
MODELO:
Esquema de distribución de zonas que le permite ala empresa la diagramación de su papelería.
NÚMERO O REFERENCIA:
Identificación consecutiva del documento.
RAZÒN SOCIAL:
Nombre que identifica a una empresa.
REMITENTE:
Nombre y apellido del firmante.
RENGLÓN:
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
TEXTO:
Cuerpo del mensaje.
TRANSCRIPTOR:
Persona responsable de digitar un documento.
ZONA DE ESPACIO:
Predominando para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLASIFICACIÓN
BLOQUE EXTREMO:
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
BLOQUE:
Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho.
REQUISITOS
MARGENES:
SUPERIOR: entre 3cm y 4cm
INFERIOR: entre 2cm y 3cm
LATERAL IZQUIERDO: entre 3cm y 4cm
LATERAL DERECHO: entre 2cm y 3cm
Encabezados de las paginas siguientes entre 2cm y 3 cm.
ZONAS
ZONA 1:
Espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. Sus medidas respectivas son de 14cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm. verticales desde el borde superior.
ZONA 2:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para el destinatario estampe el sello del registro o fecha de recibido del documento.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
NÚMERO (REFERENCIA)
La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.
EJEMPLO:
DRH-172
FECHA
Los datos del nombre de la calidad de origen y al fecha de envió se escribe de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden DIA MES Y AÑO.
PARTES DEL ENCABEZAMIENTO:
A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE:
Se pude presentar así:
ALTERNATIVA 1
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este ultimo separado por comas.
Remitente: Nombre y cargo, separados por comas.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO:
PARA: Doctora Alicia García SecretariaGenéral
DE: Guillermo Castro B., Director Seccional
ASUNTO: Círculos de Calida
ALTERNATIVA 2
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayuscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
PARA: Señora Claudia Paez, SecretariaGeneral
DE: Jefe Oficina Jurídica
ASUNTO: Contrato 475
REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR
Si la persona a quien se dirige o va tramitad, ocupa el cargo de forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de un punto.
EJEMPLO:
PARA: Doctor Edgar Gómez Betancourt, Rector
DE: Decano Facultad Ingeniería Civil (E.)
ASUNTO
Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial.
TEXTO
CARACTERISTICAS
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre reglones y dos párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortès. Se expresa en primera persona del singular o plural.
En lo posible se trata un solo tema en le memorando.
En los memorandos se utiliza atraimiento de usted.
Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramàticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Esta constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el nùmero de la pagina contra el margen derecho.
La línea de identificación, puede tener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o el nùmero (referencia); código de dependencia y nùmero; o nombre de la dependencia.
EJEMPLOS:
MARGEN IZQUIERDO, MARGEN DERECHO
Doctor Fabio Tobón Londoño 2
Señora Cecilia Araque 97-04-24 2
DTH-41235 2
División de Control de Calidad 2
El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
La última página debe tener como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en estilo bloque. Presente dos alternativas: con una expresión breve seguida de una coma (,) o con frases de cortesía terminada en punto (.).
EJEMPLOS:
Atentamente,
Agradezco que transmita esta información al personal de su dependencia.
REMITENTE
Cuando se aplica la alternativa 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlineas de la despedida, con mayúscula inicial.
Se utiliza estilo bloque extremo, esta línea parte del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escritorio hacia la derecha.
El funcionario responsable firma ensima del nombre mecanografìado, de preferencia con tinta negra.
LÌNEAS ESPECIALES
ANEXO:
Si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlineas del firmante se anota la palabra Anexo, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad: de preferencia se clasifican el número de hojas o el tipo de anexo.
COPIA
A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si hay) contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se quiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios, asi: tratamiento, nombre, cargo; cargo y dependencia; o dependencia. Se utiliza interlineaciones sencillas.
IDENTIFICACIÒN DE TRANSCRIPTOR
A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de al persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
ASPECTOS GENERALES
MEMORANDO CON EL MISMO CONTENIDO PARA DIFERENTES DESTINATARIOS:
Se elabora el contendido del memorando, dejando en blanco la lìnea de destinatario que se debe llenar individualmente así: con el mismo tipo de maquina una vez producido el documento matriz; con señal de parada cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de correspondencia en procesador de texto.
El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.
TAMAÑO OPCIONAL:
Si se desea, se puede diseñar papelería de memorando en tamaño pequeño, basado en el modelo de esta norma.
RECOMENDACIONES:
El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.
La cinta que se utiliza para la impresión, debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
La transmisión de un documento vía fax se adelanta información y exige el envió inmediato del original, único respaldo del valor probatorio.
El uso de resaltado, notas al margen, rayas, subrayados, afectan la preservación y conservación de documentos.
El uso de grapas y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro el documento.
CONSTANCIA Y CERTIFICADO
IMAGENES
Definiciones
Certificados y constancias
Certificado:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma).
Constancia:
Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.
Cargo:
Tìtulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Datos del remitente:
Razón social, logotìpo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.
Documento privado:
El expedido por representante de la entidad privada.
Documento pùblico:
El expedido por un funcionario público.
Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio:
Distancia horizontal de escritura.
Fecha:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
Línea especial:
Identificación del transcriptor.
Interlínea:
Distancia vertical entre dos reglones.
Logotipo:
Símbolo que identifica una empresa.
Membrete:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.
Número o referencia:
Identificación consecutiva del documento.
Razón social:
Nombre que identifica una empresa.
Remitente:
Nombre y apellido del firmante autorizado.
Renglón:
Serial de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Texto:
Contenido del documento.
Transcriptor:
Persona responsable de digitar el documento.
Clasificación
De acuerdo al hecho o acto que se prueba, los certificados o constancias van a ser.
Constancia para:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajo
Certificado para:
Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico
Derecho del uso de sello icontec de conformidad con Normas Técnicas Colombianas.
Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función.
Documento de identidad
Certificado de Aseguramiento de Calidad
Certificado de Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.
Relación de retención de impuestos.
Paz y salvo
Resultados de examen médicos.
Estilos
Bloque extremo:
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parte del margen izquierdo. (VER EN IMÁGENES).
BLOQUE:
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia la margen derecha. (VER EN IMÁGENES).
REQUISITOS
MARGENES:
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm
Parte de los certificados y constancias:
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:
NÙMERO (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.
1. Fecha:
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.
EJEMPLO:
Bogotá, 13 de marzo de 2008
2. Cargo:
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.
EJEMPLO:
LA GERENTE DE TALENTO HUMANO
3. IDENTIFICACIÒN:
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).
EJEMPLO:
EL DIRECTOR DEL PERSONAL
HACE CONSTAR:
4. TEXTO:
De tres a cuatro interlìneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:
Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
EJEMPLOS:
Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo…
Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.
EJEMPLOS:
Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión.
Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitar crédito de vivienda.
5. FIRMANTE:
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlìneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se centra.
6. Transcriptor:
A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
7. Certificados y Constancias expedidos por centros educativos:
En centros educativos la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y procedidas por lo artículos, EL o LA.
EJEMPLOS:
LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO.
Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y con interlineación sencilla.
Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben centradas, en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones jurídicas.
Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.
8. Paginas subsiguientes:
Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:
Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social con mayúscula inicial. Està constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el numero de páginas contra el margen derecho.
La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.
EJEMPLOS:
MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO
Certificado para Mundo Nacional Ltda 2
Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2
